Personuppgiftspolicy

Din integritet är viktigt för oss på Rama Fastighetsförmedling AB (nedan Företaget). Därför har vi upprättat en integritetspolicy som beskriver hur vi hanterar personuppgifter. Denna handling beskriver också vilka rättigheter du har gentemot oss och hur du kan utöva dem.

Företaget är personuppgiftsansvariga för behandling av de personuppgifter som vi samlar in. Detta gör vi i enlighet med gällande lagstiftning, nämligen GDPR.

För alla ärenden relaterade till behandling av personuppgifter och integritet, vänligen använd adressen kontor@ramafast.se som vår gemensamma kontaktpunkt.

Vid eventuella frågor angående din bostadsaffär, ber vi dig att kontakta din mäklare direkt.

Nedan följer information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är information som kan hänföras till dig som person. Med detta menar vi bland annat namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-post, kontonummer etc. Med andra ord uppgifter som någon direkt eller indirekt kan identifiera dig med.

Dina personuppgifter

När du kontaktar oss via kontaktformulär, e-post, telefon eller via sociala medier samlar vi in de personuppgifter du lämnar. I första hand är det sådana uppgifter som gör att vi får kontakt med dig såsom namn, adress, telefonnummer, e-post och liknande. Om vi behöver komplettera dessa uppgifter kan vi använda oss av offentliga register som Skatteverket, Eniro, ägarinformation från Lantmäteriet eller kompletterande adressuppgifter från vår adressleverantör. Vilken information vi samlar in om dig beror på hur och varför vi har kontakt med dig.

Exempel på de personuppgifter vi samlar in inkluderar:

Person- och kontaktinformation såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer och adress,

Konto- och betalningsuppgifter för köpare och säljare,

Enhetsinformation såsom IP-adress, språkinställningar och webbläsarinställningar.

Väljer du sedan att anlita oss som fastighetsmäklare ingår vi ett förmedlingsuppdrag. Då samlar vi in personuppgifter i syfte att fullgöra den tjänst du önskar få utförd. Vi behöver då också genomföra en id-kontroll och behandla dina personuppgifter.

Tillhandahåller någon mäklare dina personuppgifter för att vi ska kunna utföra en tjänst åt personen i fråga ska samma mäklare informera dig om att vi erhållit dina uppgifter.
Söker du på vår hemsida kan vi samla in information om hur du nått fram till vår digitala information. Detta innefattar exempelvis operativsystem, ip-adress, nätidentifierare och webbplatsuppgifter.

Önskar du inte lämna vissa personuppgifter till oss kan detta hindra oss från att tillhandahålla vissa tjänster. Vissa av våra tjänster kan också bli missvisande då vi ej erhållit de uppgifter vi behöver. Om resultatet blir fel på grund av bristande information kan ansvaret ej tillskrivas Företaget.

Vilka personer berörs?

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier:

Kunder, det vill säga fysiska personer som antingen själva är kunder hos Företaget eller som är företrädare eller kontaktperson för kunder hos oss.

Övriga kontakter, det vill säga fysiska personer som har kontakt med Företaget såsom företrädare eller kontaktpersoner för en potentiell framtida kund eller leverantör, såsom företrädare eller kontaktperson för en samarbetspartner till Företaget eller som på annat sätt kommer i kontakt med oss utan att vara kund.

Varför hanterar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att genomföra obligatorisk penningtvättskontroll, utföra och administrera uppdraget, för att tillvarata dina intressen, för redovisnings- och faktureringsändamål. Vi kan även komma att behandla personuppgifter för marknadsföringsändamål.

Vi behöver spara personuppgifter för att kunna följa gällande lagstiftning, till exempel fastighetsmäklarlagen eller gällande penningtvättslagsstiftning. Vid andra tillfällen behöver vi spara dem för att fullgöra våra avtal, ge dig som kund det vi har lovat eller för att kunna erbjuda så bra och anpassade tjänster som möjligt.

Följande syften för att behandla personuppgifter tar avstamp från nedanstående lagliga grunder:

Syfte: Bekräfta identitet och verifiera person- och kontaktuppgifter.
Laglig grund: Uppfylla avtal och åtaganden vi har gentemot dig som kund.

Syfte: Förmedla bostäder och andra tjänster.
Laglig grund: Uppfylla avtal och åtaganden.

Syfte: Ge kundservice och hjälp rörande våra tjänster.
Laglig grund: Uppfylla avtal och åtaganden vi har gentemot dig som kund.

Syfte: Hantera eventuella deltaganden i tävlingar och event.
Laglig grund: Samtycke från dig eller vårt berättigade intresse.

Syfte: Följa tillämplig lagstiftning, såsom lagar som motverkar penningtvätt och finansiering av terrorism.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse.

Syfte: Lagring av verifikationer enligt bokföringslagen.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse.

Syfte: Upprätta budgivningslista och journal enligt fastighetsmäklarlagen.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse.

Syfte: Kundgrupps- och marknadsanalys i syfte att förbättra våra tjänster.
Laglig grund: Berättigat intresse

Syfte: Utskick av erbjudanden och marknadsföring
Laglig grund: Berättigat intresse

Syfte: Säkerställa att du som inte vill ha reklamutskick mm inte får det.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse.

Syfte: Genomföra digitala kundmöten.
Laglig grund: Berättigat intresse

Syfte: Hantera rekryteringar.
Laglig grund: Berättigat intresse.

Om du söker arbete hos oss eller på annat sätt är med i en rekryteringsprocess behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna administrera processen och bedöma dig som kandidat. Denna information erhålls i rekryteringsprocessen.

Fullföljande av legala krav

Vi kan hantera dina personuppgifter om vi är skyldiga att göra det enligt lag, exempelvis på grund av bokföringsskyldighet.

Personuppgifter som du lämnar om andra personer

Innan du lämnar uppgifter till oss om andra personer behöver du vara säker på att dessa personer samtycker till det. Det är också bra om du säkerställer att personerna i fråga förstår hur vi kommer att använda deras uppgifter. Du kan också alltid hänvisa till denna policy.

Marknadsföring

De personuppgifter som vi samlar in kan vi använda för att tillhandahålla marknadsföring och erbjudanden, som är anpassade efter vad vi tror kan passa dig.
Vi kan även behöva spara personuppgifter om du invänder mot vår marknadsföring så att vi kan säkerställa att du inte mottar fler utskick från oss i framtiden.

Hur vi agerar kring personuppgifter med underleverantörer

Vi kan dela dina personuppgifter med våra underleverantörer om det är nödvändigt för att kunna tillhandahålla de tjänster som du anlitat oss för att utföra. Det kan handla om andra fastighetsmäklarföretag, jurist- och advokatbyråer, redovisningsbyråer och liknande. Underleverantörer får enbart de personuppgifter om dig som är nödvändiga för att utföra uppdraget.

För de fall vi överför personuppgifter till en leverantör som är vårt personuppgiftsbiträde ingår vi alltid nödvändiga avtal för att säkerställa att vi behåller kontrollen över dina personuppgifter och att dessa hanteras enligt gällande lagstiftning.

Våra system

Vi använder olika IT-tjänster och IT-system för att kunna administrera vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och behandlas personuppgifter. För de system som är installerade lokalt av oss hanteras uppgifterna enbart av vår redovisningsbyrå. För de tjänster som är installerade hos någon av våra leverantörer, eller som består av molntjänst, överför vi personuppgifter till dessa.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje man

Vilka parter kan vi eventuellt dela dina personuppgifter med?

För att kunna fullfölja det uppdrag du givit oss kan vi behöva dela dina personuppgifter med myndigheter och de du skall genomföra en affär med. Sådan delning sker alltid endast som ett led i att fullgöra de tjänster/uppdrag som vi anlitats för.

Här är de olika grupperna av mottagare som vi eventuellt kan dela dina personuppgifter med:

Banker: Vid behov kan vi dela din information med en eller flera banker i samband med bostadsaffärer.

Säljare och köpare: Om du är intresserad av att köpa eller sälja en bostad, kan dina personuppgifter, såsom namn, kontaktuppgifter och bud, delas med den motsatta parten. Om en affär genomförs, kommer även köparen att få tillgång till säljarens personuppgifter och vise versa.

Systemleverantörer för affärssystem och ärendehantering: För att utföra våra tjänster använder vi affärssystem för att hantera våra kunder och ärendehanteringssystem vid behov.

Tryck- och annonseringsleverantörer: Vi kan behöva dela information med leverantörer för tryck och distribution av marknadsföringsmaterial, till exempel bostadsbeskrivningar och annonser på webbplatser som Hemnet.

Statistik och försäljningsinformation: Efter en bostadsaffär delar vi adresser, inklusive koordinater, samt försäljningsinformation med Svensk Mäklarstatistik AB för att bidra till branschstatistik om bostadsförsäljningar.
Myndigheter: I enlighet med lagstiftning kan vi behöva lämna ut dina uppgifter till olika myndigheter, såsom Fastighetsmäklarinspektionen (FMI) för tillsynsändamål eller Finanspolisen vid misstänkt brottslig aktivitet enligt penningtvättslagen.

Försäkringsbolag och juridiska ombud: Ibland måste vi dela information med mäklarens försäkringsbolag eller juridiska ombud för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, samt vid misstänkt eller bekräftad skada för vårt Företag, köpare eller säljare.

Skyddande av personuppgifter och personuppgiftsombud

Vi är försiktiga i vår hantering av personuppgifter. Vi är fullt införstådda med vikten av att skydda och hantera dina uppgifter. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust och obehörig åtkomst, användning, ändring eller röjande.

Hur länge sparas dina personuppgifter

Vi lagrar endas personuppgifter så länge som det är nödvändigt för de ändamål som framgår av lag och denna personpolicy. Vi följer också vad som är god sed i branschen och de rekommendationer och riktlinjer som finns. Personuppgifter kommer enbart användas för de ändamål som framgår av denna policy och/eller för att fullfölja legala krav. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgifter kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte behövs där längre, samtidigt som uppgifter kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet. Exempelvis kommer dina personuppgifter att kvarstå i vårt system för att vi ska kunna kontakta dig gällande marknadskommunikation så länge som du inte har en aktiv klientrelation med oss. Du kan självklart närsomhelst avregistrera dig från att motta marknadskommunikation för oss.

Cookies

När du besöker vår webbplats kan vi samla in information och uppgifter om dig genom att använda så kallade cookies.

Din rätt att återkalla samtycke samt få tillgång

Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke av behandling av dina personuppgifter genom att kontakta oss.

Du har också alltid rätt att erhålla en kopia på de personuppgifter som vi har om dig. Du kan skriva till oss och be om en kopia på de personuppgifter vi har om dig. Önskar du detta ber vi dig att inkludera information som kan hjälpa oss att identifiera och lokalisera dina personuppgifter. Detta tillhandahåller vi kostnadsfritt.

Önskar du fysiska kopior kan vi komma att debitera en administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering, begränsning samt rätt att invända mot behandling

För oss är det viktigt att vi har rätt uppgifter om dig. Vi välkomnar därför information om att rätta till felaktig information. Du har under vissa förutsättningar rätt att begära begränsningar av behandlingen av dina personuppgifter och kan när som helst invända mot behandlingen av dina uppgifter om de rättsliga grunderna för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller en intresseavvägning. Du har även rätt att få dina personuppgifter raderade bland annat för de fall de inte längre behövs för ändamålet eller om behandlingen baseras på ditt samtycke och du önskar återkalla detta.

Vi kommer att uppdatera och radera dina uppgifter med undantag för om vi har rätt eller har legala skyldigheter att fortsätta behandla dem för legitima syften.

Rätt till dataportabilitet

Om det är tekniskt möjligt och den legala grunden för behandlingen av dina personuppgifter utgörs av samtycke eller att behandlingen har varit nödvändig för att fullgöra ett avtal har du, under vissa förutsättningar, rätt att få ut dessa personuppgifter och rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller från och med den 1 maj 2024.

Kamerabevakning

Kamerabevakning på Företaget förkommer inte.

Kontakt

Du är alltid välkommen att kontakta oss för frågor eller synpunkter. Om du är missnöjd med vår respons kan du vända dig till den lokala tillsynsmyndigheten med dina klagomål: www.datainspektionen.se

Vänligen inkom med dina frågor skriftligen till oss adressen som står på förstasidan av denna skrivelse.

Vi kan komma att be dig att bekräfta din identitet innan vi hanterar dina frågor. Vi kan också be om mer information för att säkerställa att du har behörighet när du kontaktar oss för någon annans räkning.

Ändring av denna policy

Företaget kan närsomhelst ändra denna policy och ber dig därför att regelbundet kontrollera våra webbplatser för eventuella uppdateringar.

Senaste versionen uppdaterad: 1 maj 2024.